Nguyên lý 80/20 – Tác giả: Richard Koch

Tại sao bạn lại phải quan tâm đến Nguyên lý 80/20? Cho dù bạn có nhận ra hay không thì nguyên lý này vẫn áp dụng với cuộc đời của bạn, cho giới xã hội của bạn, và cho nơi làm việc của bạn. Hiểu được Nguyên lý 80/20 sẽ cho phép bạn có được những cái nhìn sâu sắc về những gì đang thật sự diễn ra trong thế giới chung quanh chúng ta.

Nguyên lý 80/20 có thể và nên được áp dụng bởi mọi con người thông minh trong cuộc sống thường nhật của họ, bởi mọi tổ chức, đơn vị, và bởi mọi nhóm và hình thái xã hội. Nguyên lý này có thể giúp các cá nhân và tổ chức đạt được nhiều kết quả hơn nhiều với lượng công sức ít hơn nhiều. Nguyên lý 80/20 có thể làm cho con người ta hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Nó có thể nhân lên gấp bội mức độ lợi nhuận của các công ty và tính hiệu quả của bất cứ tổ chức nào. Thậm chí nó còn đóng một vai trò quan yếu trong việc nâng cao chất lượng và số lượng những dịch vụ công ích trong khi cắt giảm chi phí. Cuốn sách này, công trình đầu tiên bàn về Nguyên lý 80/20, được viết ra từ một niềm xác tín cháy bỏng, đã được kiểm nghiệm và thực chứng qua kinh nghiệm kinh doanh và cá nhân, rằng nguyên lý này là một trong những phương cách tốt nhất để giải quyết và vượt qua được những áp lực của cuộc sống hiện đại.

Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng một thiểu số nguyên nhân, “nguyên liệu đầu vào”, hoặc công sức thường dẫn đến một đa số những kết quả, “sản phẩm đầu ra”, hoặc những thành quả. Hiểu theo nghĩa đen, điều này có nghĩa là, chẳng hạn, 80% những gì các bạn đạt được trong công việc của mình là kết quả của 20% lượng thời gian các bạn đã bỏ ra. Như vậy, có thể nói 4/5 những nỗ lực mà các bạn đã bỏ ra – chiếm một tỷ lệ rất lớn – đều chủ yếu là không đem lại hiệu quả mong đợi. Thực tế này trái ngược với những gì người ta thường nghĩ.

Như vậy Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng tự trong nội tại quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả, “nguyên liệu đầu vào” và “sản phẩm đầu ra”, và giữa công sức và thành quả thu được đã có một tình trạng mất cân đối. Một chuẩn mức rất rõ cho tình trạng mất cân đối này có thể thấy qua quan hệ 80/20: công thức điển hình sẽ cho thấy rằng 80% những “sản phẩm đầu ra” kết tựu từ 20% những “nguyên liệu đầu vào”; rằng 80% các kết quả xuất phát từ 20% các nguyên nhân; hoặc rằng 80% những thành quả có được từ 20% công sức đã đầu tư.

Nguyên lý 80/20 là gì? Nguyên lý 80/20 cho chúng ta biết rằng trong bất cứ một nhóm nào cũng đều có một số đối tượng có một vai trò quan trọng hơn những đối tượng khác rất nhiều. Một mức chuẩn hoặc giả thuyết phù hợp là 80% những kết quả hoặc sản phẩm được sản sinh ra từ 20% những nguyên nhân, và nhiều khi từ một tỷ lệ nhỏ hơn nhiều những động lực có sức tác động lớn.

Nguyên lý 80/20 không phải là một công thức huyền bí gì. Nhiều khi mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gần tỷ lệ 70/30 hơn là 80/20 hay 80/1. Nhưng có một thực tế là ít khi nào xảy ra trường hợp 50% các nguyên nhân dẫn đến 50% kết quả. Chúng ta có thể thấy được vũ trụ này không cân đối, không bằng cân. Một thiểu số lại đóng một vai trò quan yếu.
Những con người và tổ chức thật sự có hiệu quả đều biết bám sát, tận dụng một số ít những động lực quan trọng có thể phát huy hiệu quả trong lĩnh vực, thế giới của họ và chuyển chúng thành những lợi thế của họ.

Lý do làm cho Nguyên lý 80/20 có giá trị đến thế là do nó đi ngược lại với những gì chỉ cảm nhận bằng trực giác. Chúng ta thường cứ hay nghĩ rằng tất cả các nguyên nhân sẽ dẫn đến những kết quả với một tầm quan trọng gần như nhau. Rằng tất cả các khách hàng đều có giá trị như nhau. Rằng mỗi doanh nghiệp, mỗi sản phẩm, và mỗi đồng tiền kiếm được từ lợi nhuận doanh số đều có giá trị ngang nhau. Rằng, với chúng ta, tất cả các nhân viên đều có giá trị gần như nhau. Rằng tất cả các câu hỏi và cú điện thoại đều cần được đối xử như nhau. Rằng trường đại học nào cũng tốt như trường đại học nào. Rằng tất cả mọi vấn đề đều có một số lượng lớn những nguyên nhân, do vậy không đáng phải khu biệt riêng một số nguyên nhân quan yếu. Rằng tất cả mọi cơ hội đều có giá trị gần như nhau, do vậy chúng ta đều xử lý chúng như nhau.
Chúng ta có khuynh hướng cho rằng 50% các nguyên nhân hoặc tác động đầu vào tạo ra 50% kết quả hoặc sản phẩm đầu ra. Dường như có một tư tưởng tự nhiên, hầu như dân chủ, cho rằng nguyên nhân và kết quả nói chung cân bằng nhau. Nhưng ảo tưởng về quan hệ 50/50 này là một trong những điều sai lạc nhất, có hại nhất, đồng thời là nếp nghĩ thâm căn cố đế nhất, trong bản đồ tư duy của chúng ta. Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng khi hai tập hợp dữ liệu, liên quan đến nguyên nhân và kết quả, có thể được xem xét và phân tích thì kết quả khả hữu nhất là sẽ có một mô hình, quy luật chung về sự mất cân bằng. Sự mất cân bằng ấy có thể là 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5, hoặc 99,1/0,1, hay bất cứ một tỷ lệ nào nằm trong khoảng ấy. Tuy nhiên, tổng hai con số được đem ra so sánh không nhất thiết phải là 100.
Nguyên lý 80/20 cũng khẳng định rằng khi chúng ta biết mối quan hệ thật sự thì thường chúng ta lấy làm ngạc nhiên trước tình trạng mất cân bằng giữa hai bên. Dù mức chênh lệch là gì thì thông thường sự mất cân bằng ấy cũng vượt ra khỏi những ước định của chúng ta trước đó. Các nhà quản lý có thể đã ngờ ngợ thấy rằng một số khách hàng và một số sản phẩm có khả năng sinh lợi nhuận cao hơn những khách hàng và sản phẩm khác, nhưng khi đã được chứng minh cho thấy mức độ khác biệt thì họ thường lấy làm rất ngạc nhiên và có khi ngơ ngẩn trước kết quả ấy. Các giáo viên có thể đã biết rằng đa số những vấn đề vi phạm kỷ luật hoặc hầu hết các vụ trốn học đều xuất phát từ một thiểu số các học sinh, nhưng nếu phân tích sổ sách ghi chép lại các vụ việc ấy thì sự khác biệt giữa hai con số có lẽ sẽ lớn hơn mức người ta vẫn hằng tưởng. Có thể chúng ta cũng thấy được rằng một phần quỹ thời gian của chúng ta có giá trị hơn phần còn lại, nhưng nếu chúng ta đo lường hai phần thời gian đầu tư và kết quả thu được thì sự khác biệt giữa các con số cũng sẽ làm cho chúng ta sững sờ.
Tại sao bạn lại phải quan tâm đến Nguyên lý 80/20? Cho dù bạn có nhận ra hay không thì nguyên lý này vẫn áp dụng với cuộc đời của bạn, cho giới xã hội của bạn, và cho nơi làm việc của bạn. Hiểu được Nguyên lý 80/20 sẽ cho phép bạn có được những cái nhìn sâu sắc về những gì đang thật sự diễn ra trong thế giới chung quanh chúng ta.
Thông điệp chủ đạo của cuốn sách này là, cuộc sống thường nhật của chúng ta có thể được cải thiện rất nhiều bằng cách sử dụng Nguyên lý 80/20. Mỗi cá nhân có thể hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Mỗi đơn vị mong muốn có lợi nhuận có thể kiếm được nhiều lợi nhuận hơn. Mỗi tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể có được những kết quả hữu ích hơn. Mỗi chính phủ đều có thể đảm bảo rằng mỗi công dân của mình đều được hưởng nhiều quyền lợi hơn khi có chính phủ ấy cai quản. Từng người và từng tổ chức đều có thể đạt được nhiều điều hơn – tất cả đều có giá trị, và né tránh những giá trị tiêu cực, với ít công sức hơn, ít chi phí hơn, và ít vốn đầu tư hơn.

Theo Doanhnhan.net